Klik hier om de PDF versie te downloaden

PRIVACYVERKLARING

Wanneer je op mijn website actief bent of contact met mij opneemt deel je soms persoonsgegevens
van jezelf en het kind waar het contact betrekking op heeft met mij. Ik ga zorgvuldig met deze
gegevens om en houd mij aan de hierbij geldende wet- en regelgeving. Deze wetten gaan over het
bewaren en gebruiken van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring leg ik je uit welke gegevens ik verzamel en wat ik met deze gegevens doe.
Deze privacyverklaring geldt voor alle interactie tussen jou en Kindercoach Haarlem, de manier van
communicatie maakt daarbij niet uit.

Kindercoach Haarlem, gevestigd aan de Vlietsorgstraat 15 te Haarlem, is verantwoordelijk voor de
verwerking van de persoonsgegevens zoals vermeld in deze privacyverklaring. Je kunt vragen of
opmerkingen betreffende jouw privacy versturen naar info@kindercoachhaarlem.nl.

 

Wat zijn persoonsgegevens?
Alle gegevens die iets over jou/het kind vertellen en gebruikt kunnen worden ter identificatie zijn
persoonsgegevens. Denk bijvoorbeeld aan namen, contact- of adresgegevens en BSN-nummers.
Sommige van deze gegevens zoals etnische afkomst, geloof of een strafrechtelijk verleden zijn
bijzondere persoonsgegevens.

Bijzondere persoonsgegevens
Om sessies goed uit te kunnen voeren is het in enkele gevallen nodig om bijzondere
persoonsgegevens te inventariseren. Het gaat dan om medische/psychische gegevens
(hulpverleningsgeschiedenis), etnicititeit, geloof of strafrechtelijk verleden welke door mij worden
verzameld en geinventariseerd en schriftelijk worden vastgelegd. Dit in het kader van een correcte
beeldvorming met betrekking tot de diagnostiek en behandeling.

Tevens verwerken we deze gegevens ten behoeve van het bieden van een passend behandelaanbod
en om zicht te krijgen op het kind en omgevingsfactoren en de levenslijn (ervaringen) van kinderen,
jongeren en hun ouders. Ben je van mening dat ik onterecht of zonder toestemming deze gegevens
heb verzameld en heb vastgelegd, neem dan contact met mij op via info@kindercoachhaarlem.nl en
dan verwijder, indien mogelijk, ik de vastgelegde informatie.

Persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar
Ik heb niet de intentie om persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar te verwerken als deze
personen of hun ouders of voogd geen overeenkomst met mij gesloten hebben. Ik kan echter niet
controleren of een bezoeker van mijn websites en servers ouder dan 16 jaar is. Als je er van overtuigd
bent dat ik persoonlijke gegevens van een minderjarig persoon heb verzameld zonder toestemming
van ouder of voogd dan kun je contact opnemen via info@kindercoachhaarlem.nl en dan verwijder ik,
indien mogelijk, deze informatie. Indien er gegevens van personen jonger dan 16 jaar door mij worden
verzameld zal dit altijd gebeuren met toestemming van zijn/haar ouder of voogd.

Wanneer verwerk ik jouw persoonsgegevens?
1. Om je te kunnen helpen als je vragen hebt.
Ik help je graag verder als je ergens tegenaan loopt of een vraag voor mij hebt. Je kunt mij bellen,
e-mailen of een formulier invullen op de website. Ook kan het zijn dat ik je gegevens krijg via derden in
verband met mijn dienstverlening. Om je verder te kunnen helpen sla ik een aantal gegevens van jou
en/of het kind waar de vraag betrekking op heeft op. Op die manier weet ik wie je bent en/of het kind
is en kan ik ook bij het volgende contactmoment terugvinden waar we het over hebben gehad. Als je
vragen voor mij hebt dan sla ik de volgende gegevens van je op:
– Naam
– E-mailadres
– Jouw bericht
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

2. Om een behandelovereenkomst op te stellen en naar je te versturen.
Voordat ik voor je aan de slag ga stuur ik je een behandelovereenkomst toe. Hiervoor sla ik de
volgende gegevens van je op. Dit geldt voor zowel het kind als de ouder/verzorger:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Geboortedatum kind
– Omschrijving hulpvraag en doelstelling begeleiding
Wettelijke grondslag: gerechtvaardigd belang.

3. Om je een intakeformulier toe te sturen, een (behandel)overeenkomst uit te voeren, contact op te
nemen voor (intake-)gesprekken, aantekeningen en/of opnamen van coachingsgesprekken te
maken, afspraken met je te kunnen maken en je na afloop een evaluatieformulier toe te kunnen
sturen.
Als je bij mij diensten afneemt dan wil je goed geholpen worden en ontvangen wat je hebt gevraagd.
Ik sla de volgende gegevens op voor het uitvoeren van een overeenkomst. Dit geldt voor zowel het
kind als de ouder/verzorger:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Naam kind(eren)
– Leeftijd kind(eren)
– Telefoonnummer en e-mailadres kind(eren)
– De overige door jou aangeleverde (persoons-)gegevens
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

4. Om je te kunnen factureren & incasseren.
De door jou afgenomen diensten moeten natuurlijk ook betaald worden. Als je dit niet doet dan start
ik een incassotraject. In verband met facturatie & incasso sla ik de volgende gegevens van je op:
– N.A.W. gegevens
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– Bedrijfsnaam (optioneel)
– Kamer van Koophandelnummer (optioneel)
– BTW-ID nummer (optioneel)
Wettelijke grondslag: wettelijke verplichting.

5. Om je op de hoogte te houden van wijzigingen in mijn dienstverlening.
Wanneer ik wijzigingen doorvoer in mijn dienstverlening, algemene voorwaarden, privacyverklaring of
overige belangrijke zaken dan stel ik je hiervan graag op de hoogte. Als je hiermee akkoord gaat dan
gebruik ik de volgende gegevens om je in mijn nieuwsbrief systeem te verwerken:
– Naam
– E-mailadres
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

6. Om je mijn nieuwsbrieven en gratis weggevers toe te sturen.
Als je bij mij hebt aangegeven dat je mijn nieuwsbrief en de gratis weggever wilt ontvangen sla ik de
volgende gegevens van je op:
– Naam
– E-mailadres
Wettelijke grondslag: toestemming.

7. Om je in te schrijven voor webinars en/of masterclasses en je informatie met betrekking tot mijn
webinars en (online) diensten toe te sturen.
Als je je hebt ingeschreven voor een webinar, masterclass of online dienst stuur ik je daar aanvullende
informatie over (data, tijden etc.). Als je hiermee akkoord gaat dan sla ik de volgende gegevens van je
op:
– Naam
– E-mailadres
Wettelijke grondslag: uitvoering van de overeenkomst.

8. Om effectief advertenties en marketing te kunnen uitvoeren.
Om effectief te kunnen adverteren en te kunnen zien hoe mijn advertenties presteren maak ik gebruik
van de Facebook Conversion API. Wanneer je mij via de cookie banner toestemming geeft voor het
gebruik van de Facebook Conversion API dan kunnen de volgende gegevens vanaf mijn server naar
Facebook gestuurd worden:
– Naam
– E-mailadres
– Telefoonnummer
– IP-adres
Wettelijke grondslag: toestemming.

Cookies en vergelijkbare technieken die ik gebruik
Kindercoach Haarlem gebruikt functionele, analytische en tracking cookies. Een cookie is een klein
tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan een website wordt opgeslagen op je computer, tablet of
telefoon. Ik gebruik cookies met een puur technische functionaliteit zodat de website werkt zoals
bedoeld.

Daarnaast gebruik ik analytische cookies zoals Google Analytics om het gedrag van mijn bezoekers te
kunnen bestuderen en aan de hand hiervan mijn website te kunnen verbeteren. Last but not least
maak ik soms ook gebruik van tracking cookies (Facebook pixel) zodat ik je op maat gemaakte content
en advertenties kan aanbieden. Dit zijn bijvoorbeeld adverteerders en social media bedrijven.

Als ik je toestemming nodig heb om cookies te mogen plaatsen dan vraag ik je dit tijdens je eerste
bezoek aan mijn website. Ik verwijs je daarbij ook naar mijn cookie verklaring. Je kunt je afmelden voor
cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat.

Zoals eerder in deze privacyverklaring aangegeven maak ik gebruik van de Facebook Conversion API
om effectief te kunnen adverteren. Deze techniek wordt pas actief wanneer je hiervoor akkoord geeft
in de cookiebanner.

Doorgifte aan partners
Ik werk voor het uitvoeren van mijn dienstverlening samen met verschillende leveranciers en partners.
Deze leveranciers & partners zijn onder andere partijen die:
– Mijn nieuwsbrieven versturen (Mailblue)
– Mijn betalingen & incasso’s afhandelen (Moneybird)
– Mijn webhosting en e-mail verzorgen (Outlook)
– Mijn boekhouding doen (Flowbizz en Qtes)
– Mijn webinars verzorgen (Webinargeek)
– Mijn online agenda verzorgen (Outlook)
– Mijn online meetings verzorgen (Zoom)
– Mijn online leeromgeving verzorgen (Huddle)
– Mijn virtual assistants (Stephanie Maatman, Alieke van der Pol en Michelle van Zwieten)

Met subverwerkers heb ik verwerkersovereenkomsten en/of geheimhoudingsverklaringen afgesloten
om de veiligheid van jouw gegevens te waarborgen. Ik werk alleen samen met partners die kunnen
voldoen aan de AVG wetgeving.

Enkele van mijn partners bevinden zich buiten de Europese Economische Ruimte (de landen binnen de
Europese Unie, Liechtenstein, Noorwegen en IJsland). Je gegevens kunnen worden verwerkt in
Amerika en/of andere landen waar deze bedrijven hun cloudopslag hebben en servers en/of backups
hebben.

Met deze partners heb ik passende maatregelen genomen welke contractueel via een
verwerkersovereenkomst / Data Processing Addendum zijn afgesproken of via een
modelovereenkomst van de Europese Commissie (klik hier). De strengere GDPR (de AVG) is vaak door
de meesten van hen al ondertekend en werkzaam. Op deze manier zorg ik ervoor dat jouw gegevens
goed worden beschermd.

Doorgifte aan derden
In principe deel of verkoop ik je gegevens niet met personen of organisaties buiten Kindercoach
Haarlem, behalve met partners zoals hierboven beschreven. Ook kan het zijn dat ik verplicht word om
je gegevens door te geven op grond van een wettelijke plicht.

De beveiliging van jouw gegevens
Kindercoach Haarlem heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen
genomen om je persoonsgegevens te beschermen tegen misbruik, onrechtmatig of ongeautoriseerd
gebruik en verlies.
Alle partijen die jouw gegevens voor mij verwerken (subverwerkers) of in kunnen zien (denk aan
medewerkers of inhuurkrachten) tekenen een verwerkersovereenkomst of geheimhoudingsverklaring.

Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?
Voor verschillende gegevensstromen hanteer ik verschillende bewaartermijnen. Natuurlijk heb je altijd
het recht om mij te verzoeken je gegevens te verwijderen. Zie hiervoor ook het kopje “Jouw rechten”.

Persoons- en behandelingsgegevens:
Naam, adresgegevens, telefoonnummer, e-mail en de overige gegevens die ik verwerk, verwijder ik 20
jaar na ons laatste contact.

E-mail:
E-mail ouder dan 20 jaar wordt verwijderd tenzij deze nog relevant zijn voor het uitvoeren van een
overeenkomst of oplossen van een geschil.

Facturen en offertes:
Facturen en offertes kunnen worden verwijderd na de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. Je
gegevens blijven in ieder geval tot die tijd aanwezig in mijn facturatiesysteem.

Nieuwsbrief:
Je kunt op ieder gewenst moment je gegevens zelf uit mijn nieuwsbrief systeem verwijderen.

Jouw rechten

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Daarnaast heb je
het recht om jouw toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen
de verwerking van jouw persoonsgegevens door Kindercoach Haarlem. Ook heb je het recht op
gegevensoverdraagbaarheid. Je kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering,
gegevensoverdraging van je persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van je toestemming of
bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@kindercoachhaarlem.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door jou is gedaan, vraag ik je een kopie van je
identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto, MRZ (machine
readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en
Burgerservicenummer (BSN) zwart.

Dit ter bescherming van je privacy. Indien je verzoek betrekking heeft op een cookie dan vraag ik je
deze ook mee te sturen. Ik reageer zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken, op je verzoek.
Kindercoach Haarlem wil je er tevens op wijzen dat je de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen
bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Verzoek tot vernietiging
Een verzoek tot vernietiging van (een deel van) een cliëntendossier doorbreekt de algemene
bewaartermijn van de WKKGZ en kan vóór het aflopen van de algemene bewaartermijn plaatsvinden.
Een verzoek tot vernietiging van (delen van) het dossier wordt gehonoreerd, tenzij gegevens uit het
dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een derde partij.

Als jij verzoekt om vernietiging van gegevens van jou en/of je kind, kan vernietiging ook worden
geweigerd als ik van mening ben dat vernietiging van (delen van) het dossier in strijd is met de zorg
van een goede kindertherapeut.

Een verzoek tot vernietiging kan schriftelijk of digitaal bij mij worden ingediend. Ik reageer dan uiterlijk
binnen 4 weken op dit verzoek en beoordeel binnen deze periode of het verzoek kan worden
gehonoreerd.

Uitgangspunt bij deze beoordeling is dat ik tegemoetkom aan het verzoek, tenzij gegevens uit het
dossier van aanmerkelijk belang moeten worden geacht voor een derde partij of de wettelijk
vertegenwoordiger namens jou verzoekt om vernietiging en honoreren van dat verzoek in strijd is met
de zorg van een goede kindertherapeut voor de cliënt.

Melden van een datalek
Wanneer er ondanks alle voorzorgsmaatregelen toch een datalek plaatsvindt dan houd ik mij aan de
meldplicht datalekken en meld ik dit lek, mocht dit nodig zijn, binnen 72 uur na constatering bij de
Autoriteit Persoonsgegevens.

Mocht je een datalek ontdekken dan vraag ik je vriendelijk dit zo snel mogelijk maar in ieder geval
binnen 24 uur nadat je het lek hebt geconstateerd met mij te delen door een e-mail te sturen naar
info@kindercoachhaarlem.nl. Ik kan dan direct actie ondernemen.

Aansprakelijkheid
Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die Kindercoach Haarlem
verwerkt ten behoeve van de in deze overeenkomst besproken punten. Kindercoach Haarlem
accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van)
websites of diensten van derden.

Wijzigingen in deze verklaring
De inhoud van deze privacyverklaring kan op ieder moment worden aangepast door Kindercoach
Haarlem om in te spelen op nieuwe ontwikkelingen op gebied van wet- of regelgeving of wijzigingen
binnen mijn bedrijf. Je kunt je abonneren op mijn nieuwsbrief waar ik je op de hoogte houd van
eventuele wijzigingen.
In ieder geval raad ik je aan mijn privacyverklaring geregeld te raadplegen om op de hoogte te blijven
van mijn privacy beleid. Door na wijzigingen gebruik te blijven maken van de diensten van Kindercoach
Haarlem ga je akkoord met deze wijzigingen.

Contact
Heb je verder nog vragen of opmerkingen? Dan kun je contact opnemen via de e-mail,
info@kindercoachhaarlem.nl of per post:

Kindercoach Haarlem
T.a.v.: Stefanie Vietor
Vlietsorgstraat 15
2012 JB Haarlem
Kindercoach Haarlem is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 55576052.
Versie: maart 2022